«ЗАТВЕРДЖЕНО»
наказом відділу освіти
№ 200 від 05.12.2011 р.
Начальник відділу освіти
С.І. Сословська
Р Е Г Л А М Е Н Т
відділу освіти Андрушівської районної державної адміністрації
Житомирської області
1. Загальні положення
1.1. Регламент відділу освіти Андрушівської районної державної адміністрації (далі відділ освіти) є нормативно-правовим актом, який регулює механізм організації взаємодії керівництва, структурних підрозділів та загальноосвітніх навчальних закладів Андрушівського району при реалізації повноважень, визначених Конституцією України та Законами України, іншими нормативно-правовими актами, здійснення апаратом правового, організаційно-технічного та іншого забезпечення відділу освіти.
1.2. Відділ освіти будує свою роботу на засадах законності, персональної відповідальності, гласності, поєднання загальнодержавних інтересів та інтересів району, взаємодії з іншими районами Житомирської області та управління освіти і науки Житомирської області, районною радою і районною державною адміністрацією у тісній співпраці з навчальними закладами.
1.3. Основні засади організації діяльності відділу освіти, структурних підрозділів визначаються Конституцією України, законами України, розпорядженнями районної державної адміністрації та районної ради, наказами управління освіти і науки, Положенням про відділ освіти, та цим Регламентом, а також іншими нормативно-правовими актами.
1.4. Розгляд у відділі освіти питань, що належать до його повноважень, проводиться керівником, заступником керівника відповідно до розподілу обов'язків, та керівниками структурних підрозділів.
2. Розподіл обов'язків між керівником, заступником керівника, іншими посадовими особами відділу освіти, планування роботи
2.1. Розподіл обов'язків між начальником, заступником начальника, іншими посадовими особами відділу освіти здійснюється керівником відділу освіти. При цьому визначаються:
· функції й повноваження, закріплені за посадовою особою;
· структурні підрозділи відділу освіти, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється посадовою особою.
2.2. Для виконання законодавства в сфері освіти, наукової, науково-технічної, інноваційної діяльності та інтелектуальної власності, програм соціально-економічного розвитку району та забезпечення ефективного функціонування навчальних закладів відділ освіти планує свою роботу з урахуванням пропозицій керівників структурних підрозділів відділу освіти, керівників навчальних закладів та рекомендації управління освіти і науки та райдержадміністрації.
2.3. Для координації діяльності відділу освіти складаються річний, щомісячний плани основних заходів відділу освіти. Плани роботи містять заходи та перелік питань для розгляду на апаратних нарадах, нарадах керівників та на засіданнях колегії відділу.
2.4. До переліку питань для розгляду на апаратній нараді у керівника відділу освіти. включаються:
Заплановані питання щодо роботи структурних підрозділів відділу освіти, навчальних закладів району, як. правило, передбачають проведення перевірки стану справ на місцях.
2.5. Пропозиції подаються у письмовій формі заступником керівника відділу освіти з урахуванням пропозицій керівників структурних підрозділів:
Усі плани заходів подаються заступнику керівника відділу освіти для узагальнення і складання загального плану.
Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи відділу освіти рішенням керівника.
Річний і щомісячний плани роботи відділу освіти затверджує керівник.
2.6. Контроль за виконанням планів роботи здійснює заступник керівника відділу освіти, керівники структурних підрозділів згідно з розподілом обов'язків, визначених посадовими інструкціями.
3. Порядок підготовки та проведення нарад
3.1.Апаратні наради проводяться керівником відділу освіти або за його дорученням заступником керівника для всіх працівників відділу освіти щопонеділка.
3.2. Порядок денний апаратних нарад для всіх працівників відділу та нарад керівників навчальних закладів формується на підставі переліку питань, що складається на місяць та затверджується керівником. За рішенням керівника відділу освіти або особи, яка його заміщує, на розгляд нарад можуть виноситися питання, не передбачені примірним переліком.
3.3. До кожного питання порядку денного нарад відповідними службами готується додатковий матеріал, проект протокольних доручень та, у разі необхідності, проект наказу відділу освіти.
3.4. Відповідальність за якість та своєчасність підготовки матеріалів покладається на заступника керівника відділу освіти, керівників структурних підрозділів згідно з розподілом обов'язків.
3.5. Підготовлені матеріали, погоджені в установленому порядку, подаються до секретаря за два дні до засідання для узагальнення і підготовки необхідного комплекту документів.
3.6. Коло службових осіб, які запрошуються на наради з питань порядку денного визначається керівником.
3.7. Учасники апаратних нарад запрошуються на засідання секретарем відділу, як правило, за день до їх, проведення.
3.8. Доручення, напрацьовані під час нарад, оформлюються протокольно секретарем із зазначенням всіх виконавців і термінів, та подаються на затвердження головуючому на нараді. Підписаний протокол доводиться до виконавців протягом наступного дня після наради. Ведення протоколів і контроль за їх виконанням покладається на одного з працівників відділу.
3.9. Наради з окремих питань проводяться керівником відділу освіти відповідно до планів роботи , а також, виходячи з оперативної необхідності. На апаратних нарадах ведеться протокол, в якому фіксується хід та результати проведення нарад. Протокол нарад зберігається у секретаря.
3.10. Заступник керівника відділу освіти, керівники структурних підрозділів проводять з працівниками відповідних відділів та структурних підрозділів наради з окремих питань відповідно до планів роботи, а також виходячи з оперативної необхідності.
3.11. У відповідності до встановленого порядку проводяться:
4. Підготовка та проведення засідань колегії
4.1. Для узгодженого вирішення питань, що належать до компетенції відділу освіти, утворюється колегія у складі заступника голови районної державної адміністрації, керівника відділу освіти (голова колегії), заступника керівника відділу освіти, а також інших відповідальних працівників відділу освіти, керівників навчальних закладів, представників підприємств, установ, організацій, батьківського самоврядування. Склад колегії затверджується розпорядженням голови районної державної адміністрації. Рішення колегії провадяться в життя наказами керівника відділу освіти.
4.2. Організацію підготовки засідань колегії здійснює її секретар.
4.3. Колегія відділу освіти на своїх засіданнях розглядає питання реалізації державної політики в галузі національної освіти, наукової, науково-технічної, інноваційної діяльності, здійснення контролю за дотриманням актів законодавства з цих питань.
4.4. Засідання колегії проводяться відповідно до затверджених планів та в разі потреби.
4.5. Проект плану роботи колегії формується секретарем колегії за пропозиціями структурних підрозділів.
4.6. План роботи колегії затверджується її головою.
4.7. Зміни до затвердженого плану роботи колегії вносяться рішенням голови колегії за доповідними записками заступника керівника відділу освіти.
4.8. Матеріали чергового засідання колегії подаються секретарю колегії не пізніше, ніж за сім днів до дня засідання. Секретар формує порядок денний засідання колегії, погоджує його з головою, за три дні до засідання забезпечує ознайомлення з документами членів колегії.
4.9. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку матеріалів на засідання колегії покладається на секретаря.
4.10. Матеріали, що подаються секретарю колегії до чергового засідання:
Додатки повинні мати ідентичні та конкретні заголовки, які розкривають основний зміст питання.
4.11. На засідання колегії запрошуються особи, яких безпосередньо стосуються питання, що розглядаються. Виклик цих осіб (запрошених) здійснюють підрозділи, що готують відповідне питання на розгляд колегії.
4.12. Матеріали до колегії повинні бути підписані керівником підрозділу, який виносить питання на розгляд.
4.13. На засіданнях колегії ведеться протокол, в якому фіксується хід та результати проведення засідання.
4.14. Протоколи засідань колегії зберігаються у секретаря.
4.15. Доопрацювання рішень колегії з урахуванням зауважень і пропозицій членів колегії здійснюється упродовж трьох днів, якщо колегією не встановлений інший термін.
4.16. Рішення з урахуванням зауважень і доповнень, завізовані членами колегії на зворотному боці першого примірника, подаються секретарю.
4.17. Секретар розсилає виконавцям рішення колегії не пізніше ніж через п'ять днів після остаточного підписання документів.
4.18. Секретар забезпечує своєчасність подання, якість оформлення документів для розгляду на колегії, наявність необхідних матеріалів, хід опрацювання документів після розгляду, контроль за виконанням рішень колегії.
5. Порядок підготовки і видання наказів відділу освіти
5.1. Керівник відділу освіти видає одноосібно у межах своїх повноважень, визначених чинним законодавством України, накази, і несе за них відповідальність відповідно до чинного законодавства.
5.2. Текст наказу викладається українською мовою у стислій формі. Виклад окремих пунктів, додатків та текстів вцілому має бути органічно пов'язаний і не допускати можливості подвійного тлумачення змісту.
5.3. Обов'язковою складовою частиною наказу є:
5.4. На зворотному боці останньої сторінки проекту наказу друкуються дані про подання та погодження проекту наказу (посада, ініціали, прізвище працівника, який подає та/або погоджує його).
Проект наказу візують: виконавець, заступник, керівник відділу, та особа на яку покладається контроль за виконанням. Проект наказу, який передбачає вирішення фінансово-економічних питань, погоджується з головним бухгалтером.
5.5. Термін розгляду та погодження проекту наказу не повинен перевищувати трьох днів, у випадках, що вимагають додаткових узгоджень - п'яти днів.
5.6. Проекти наказів погоджуються заступником керівника відділу протягом терміну, що не перевищує двох днів, а тих, що вимагають додаткових узгоджень - трьох днів. При цьому візуються всі сторінки проекту наказу і додатків до нього (зі зворотного боку на першому примірнику). Після візування проекту наказу заступником, внесення до нього змін і доповнень не допускається.
5.7. Зауваження та пропозиції, що виникають під час погодження проекту наказу, викладаються в письмовій формі на окремому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни тексту після погодження не допускаються.
У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань на рівні структурних підрозділів відділу освіти, рішення про зняття або врахування зауважень ухвалює керівник відділу освіти, який подає проект наказу. У цьому випадку віза керівника відділу освіти на проекті наказу підтверджує остаточну редакцію проекту, що вноситься. В окремих випадках такі накази можуть виноситися для колегіального обговорення та прийняття рішення.
5.8. Рішення про винесення проекту наказу на колегіальне обговорення ухвалює керівник відділу освіти за письмовим обґрунтуванням заступника керівника відділу освіти.
5.9. Проекти наказів, що подаються на підпис, в остаточній редакції мають містити візи заступника керівника відділу освіти, структурного підрозділу , що зробив подання, виконавця, із обов'язковим зазначенням дати візування.
5.10. Додатки до наказів підписуються заступником керівника відділу освіти або керівником структурного підрозділу. На звороті додатки візує виконавець. Додатки, які містять розрахунки (штатний розпис, заробітна плата, кошториси, тощо) підписуються також керівником групи, яка здійснила розрахунки.
5.11. Назва додатку до наказу має відповідати тій, що зазначена в наказі. У правому верхньому кутку додатку до наказу зазначається: «Додаток 1 (або інший номер) до наказу відділу освіти від _________ № .
5.12. Відповідальність за якість підготовки проекту наказу, відповідність його до вимог чинного законодавства та літературне редагування несе заступник керівника відділу освіти.
5.13. Накази відділу освіти набирають чинності з моменту їх реєстрації, якщо інше не зазначено в наказі.
6. Організація роботи з кадрами
6.1. Організація роботи з кадрами в відділу освіти проводиться методистом РМК з кадрової роботи
6.2. На кожного працівника, прийнятого на роботу до відділу освіти, оформляється особова справа.
6.3. Відділ освіти розглядає і вносить пропозиції щодо нагородження державними нагородами, відзнаками Президента України, присвоєння почесних звань та заохочення працівників апарату та структурних підрозділів, навчальних закладів району.
6.4. Відрядження керівників структурних підрозділів та
працівників відділу освіти здійснюється у відповідності з планами роботи а
також згідно з документами
райдержадміністрації, районної ради та районного управління юстиції та
обласного управління освіти.
Відрядження оформляється наказом керівника відділу освіти.
Після повернення з відрядження працівник у триденний термін (не враховуючи вихідних і святкових днів) повинен подати фінансовий звіт до бухгалтерії і звітувати керівнику відділу освіти.
6.5. Чергові відпустки працівникам відділу освіти надаються в установленому порядку згідно з графіком відпусток. Графік відпусток затверджується керівником відділу освіти до 15 січня.
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, встановлених графіком, узгоджується між працівником та керівником відділу освіти, який зобв'язаний письмово повідомити працівника про початок відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну.
Відпустки працівникам відділу освіти надаються на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім'я керівника відділу освіти за погодженням із безпосереднім керівником.
Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформлення документів, пов'язаних з відпустками, здійснюється заступником керівника відділу освіти.
7.Організація роботи з документами
7.1. Організація роботи з документами у відділі освіти здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.
7.2. Діловодство у відділі освіти ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.
7.3. Відповідальність за організацію виконання документів покладається:
7.4. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства у відділі освіти здійснює секретар
Секретар здійснює узагальнення та аналіз службової кореспонденції та інформує керівника відділу освіти за підсумками роботи за рік.
7.5. Уся службова документація, що надходить до відділу освіти, приймається й опрацьовується секретарем відділу освіти, реєструється і у той же день передається на розгляд керівнику відділу освіти, заступнику керівника відповідно до розподілу обов'язків. Термінові документи реєструються і передаються, негайно.
7.6. Після розгляду документів керівником та заступником відділу освіти секретарем знімається необхідна кількість копій (за кількістю виконавців), які передаються виконавцям під розпис.
7.7. На дорученнях керівника районного відділу освіти, що містить контрольні терміни та потребують відповіді заявникам секретарем робляться відмітки про взяття їх на контроль.
Оригінал доручень з відповідними документами зберігаються у секретаря.
7.8. Копія Законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших нормативно-правових актів, рішень районної ради та районної державної адміністрації, наказів обласного управління освіти і науки надаються відповідальним працівником відділу освіти.
7.9. Проекти листів подаються на підпис керівнику відділу освіти утрьох примірниках, перший з яких виконано на бланку із зазначенням на останній сторінці прізвища, ініціалів виконавця та номера його службового телефону. Другий примірник візується виконавцем та зберігається в секретаря.
7.10.Вся вихідна документація (кореспонденція) за підписом керівника районного відділу освіти реєструється у секретаря. Копії листів формуються в справи згідно з номенклатурою та зберігаються у секретаря до передачі в архів.
7.11.У районному відділі освіти на контроль беруться всі документи, в яких вказані терміни виконання, або містяться питання, які згідно з дорученням керівника потребують вирішення.
7.12.Вихідна кореспонденція районного відділу освіти подається на підпис керівнику відділу освіти через секретаря. В окремих випадках листи, що потребують термінового виконання, подаються на підпис керівнику відділу освіти безпосередньо заступником керівника або керівником структурного підрозділу.
7.13. Секретар зобов'язана перевірити правильність оформлення документу і після цього зареєструвати його як вихідний.
8. Організація контролю за виконанням документів
8.1. Контрольно-координаційні повноваження відділу освіти здійснюються керівником відділу освіти, заступником керівника, керівниками структурних підрозділів.
Організаційне та методичне керівництво контрольно-координаційною діяльністю структурних підрозділів відділу освіти здійснює секретар відділу освіти.
8.2. Контролю підлягають документи, в яких встановлено завдання, що містять питання, які потребують вирішення у визначений термін.
Обов'язковому контролю підлягає виконання Законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших нормативно-правових актів, розпоряджень голови районної державної адміністрації, рішень районної ради , наказів обласного управління освіти і науки, протоколів доручень, наданих головою районної державної адміністрації під час апаратних нарад, протоколів доручень заступників голови районної державної адміністрації, наданих під час апаратних нарад, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів районної ради, звернень громадян.
8.3. Заступник керівника відділу освіти здійснює координацію заходів щодо забезпечення контролю за виконанням актів законодавства, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших нормативно-правових актів, рішень районної ради , розпоряджень голови райдержадміністрації, наказів обласного управління освіти і науки, протоколів доручень, наданих головою районної державної адміністрації під час апаратних нарад, протоколів доручень заступників голови районної державної адміністрації, наданих під час апаратних нарад, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів районної ради, веде облік і базу даних контрольних документів для надання структурним підрозділам відділу освіти попереджувальних інформаційних документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.
8.4. Контроль за ходом виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень, начальника обласного управління освіти і науки , керівника відділу освіти здійснюється шляхом:
8.5. Відповідальність за виконання доручень керівника відділу освіти несуть особи, зазначені в резолюції керівника першими або визначені відповідальними.
8.6. Акти і доручення Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядження голови районної державної адміністрації виконуються у терміни, встановлені органами виконавчої влади вищого рівня.
Якщо термін не визначено, виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з моменту підписання нормативного акту чи доручення.
Терміни виконання інших службових документів, що надійшли до відділу освіти, не повинні перевищувати 30 календарних днів (за винятком тих, в яких встановлено конкретний термін) від дня їх реєстрації. Якщо нормативний акт або доручення мають виконувати кілька виконавців, інформація подається на особу, зазначену першою, або відповідальну за контроль, і не пізніше ніж через 5 робочих днів до закінчення терміну. За необхідності подовжити термін виконання нормативного акту чи доручення відповідальний за виконання повинен звернутися з відповідною письмовою пропозицією до службової особи, яка встановила термін виконання щодо подовження терміну виконання. Питання про перенесення терміну виконання порушується не пізніше як за 5 робочих днів до його закінчення.
Запити депутатів місцевих рад виконуються у терміни, встановлені відповідною радою, а звернення депутатів місцевих рад розглядаються в 10-денний термін відповідно до Закону України «Про статус депутатів місцевих рад».
Термін виконання депутатських запитів та звернень, з урахуванням подовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його отримання.
У разі ненадходження інформації від співвиконавців у визначений термін, особа, визначена відповідальною, письмово повідомляє керівника відділу освіти про можливий зрив своєчасного виконання завдання (доручення) з вини співвиконавців.
Виконані контрольні документи знімаються з контролю відповідальною за виконання особою.
8.7. Щомісячно керівниками підрозділів відділу освіти готується аналітична довідка про стан виконавської дисципліни начальнику відділу освіти.
9. Формування справ та підготовка їх до передачі в архів
9.1 Облік і формування справ у діловодстві відділу освіти здійснюється за номенклатурою, яка складається за участю спеціаліста архівного відділу районної державної адміністрації.
Номенклатура справ структурного підрозділу погоджується з секретарем та працівником архіву і підписується керівником відділу освіти.
9.2. Усі виконані документи після їх оформлення у встановленому порядку формуються відповідно до затвердженої номенклатури. Справи формуються з оригіналів (за їх відсутності - із засвідчених в установленому порядку копій) лише виконаних документів. Невиконані документи підшивати у справи забороняється.
9.3. Документи постійного і тривалого зберігання, сформовані у справи, підшиваються у твердій палітурці. На всі справи постійного і тривалого зберігання після їх закінчення складаються описи.
9.4. Закінчені справи разом з контрольно-обліковими картками на документи передаються в архів через 3 роки після завершення їх у діловодстві.
10. Апарат відділу освіти
10.1. Правове, інформаційно-аналітичне, кадрове, матеріально-технічне та інше організаційне забезпечення діяльності районного відділу освіти, навчальних закладів району, систематичну перевірку виконання законодавчих актів та наказів керівника відділу освіти здійснює апарат відділу освіти.
10.2. Апарат відділу освіти, відповідно до покладених на нього завдань:
10.3. Організація роботи апарату відділу освіти здійснюється відповідно до Регламенту відділу освіти, Інструкції з діловодства, а також Положення про відділ освіти.
11. Організація прийому громадян
11.1. Прийом громадян здійснюється керівником, заступником керівника та керівниками структурних підрозділів згідно з графіком, затвердженим керівником відділу освіти.
11.2. Письмові звернення громадян, що надходять у відділ освіти, приймаються, реєструються секретарем , який передає їх для виконання відповідним структурними підрозділами.
11.3. Контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян відділу освіти, здійснює секретар.
11.4. За необхідності окремі звернення з відповідними дорученнями можуть надсилатися на розгляд до навчальних закладів.
11.5. Контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень громадян здійснює секретар. Запис громадян на прийом до начальника відділу освіти проводить секретар.
12. Виконання машинописних робіт
11.1. Друкування службових документів у відділі освіти здійснюється секретарем.
11.2. Рукописи, що підлягають друкуванню, повинні бути розбірливо написані, ретельно вивірені та завізовані виконавцем. Тексти, написані олівцем, до друку не приймаються. На рукописі виконавець зазначає кількість примірників, які необхідно надрукувати, на якому бланку, дату передачі матеріалів до друкування.
11.3. Машинописні роботи виконуються за трьома категоріями: особливо термінові, термінові і звичайні.
Особливо термінові роботи виконуються за наявності резолюції начальника відділу освіти, термінові - у термін до 1 дня, звичайні - протягом 2-х днів.
11.4. Надрукований текст перевіряється виконавцем і, за наявності друкарських помилок, повертається на виправлення. Виправлення тексту олівцем або ручкою в службових документах не допускається.
13. Інформування про діяльність відділу освіти
13.1. Інформування про діяльність районного відділу освіти здійснюється керівником, заступником керівника, керівниками структурних підрозділів відділу освіти та особою, визначеною керівником відділу освіти.
13.2. Джерелами інформації є:
13.3. Створення у районній газеті рубрики «Освітяни», де постійно інформувати про діяльність відділу освіти, та навчальних закладів району.
14. Режим роботи відділу освіти.
14.1. Відділ освіти працює з понеділка по п’ятницю з 8 год. до 17 год. 00 хв. з перервою на обід з 12 до 13 год. Вихідні дні - субота, неділя.
14.2. Облік роботи часу працівників відділу освіти здійснюється секретарем за табелями встановленої форми. Підписані керівником відділу освіти табелі подаються в бухгалтерію для нарахування зарплати.
14.3. Чергування в відділі освіти не передбачається . В окремі періоди воно може бути організоване за наказом керівника та згодою працівника.
14.4. Робочі кімнати працівників відділу освіти замикаються.
14.5. Працівники відділу персонально відповідають за збереження, правильність користування закріпленим майном.