наказом начальника управління освіти і науки
облдержадміністрації
від „__”__________ 2007 р. № ___
РЕГЛАМЕНТ РОБОТИ
УПРАВЛІННЯ ОСВІТИ І НАУКИ
ОБЛДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ
I. Загальні положення
Цей регламент відповідно до Закону України „Про місцеві державні адміністрації” регулює організаційно-процедурні питання діяльності управління освіти і науки обласної державної адміністрації.
Розгляд в управлінні освіти і науки питань, що належать до його повноважень, провадиться начальником, першим заступником начальника, заступниками начальника (відповідно до розподілу обов’язків), відділами управління.
Порядок діяльності управління освіти і науки, його структурних підрозділів та посадових осіб визначається Конституцією України, Законами України, Положенням про управління освіти і науки облдержадміністрації, іншими законодавчими та нормативно-правовими актами, а також цим Регламентом.
Регламент роботи управління освіти і науки є відомчим нормативним актом, який встановлює розпорядок роботи її працівників, порядок проведення засідань, нарад, визначає процедуру планування діяльності, ведення кадрової роботи, діловодства, розгляду звернень громадян, інші питання внутрішньої діяльності управління.
Діяльність працівників управління освіти і науки облдержадміністрації ґрунтується на принципах:
· служіння народу України;
· демократизму і законності;
· гуманізму і соціальної справедливості;
· пріоритету прав людини і громадянина;
· професіоналізму, компетентності, ініціативності, чесності, відданості справі;
· персональної відповідальності за виконання службових обов’язків і дисципліни;
· дотримання прав та законних інтересів органів місцевого і регіонального самоврядування;
· дотримання прав підприємств, установ і організацій, об’єднань громадян.
Регламент управління освіти і науки облдержадміністрації є обов‘язковим для виконання всіма працівниками управління. Особи, винні у порушенні Регламенту, притягуються до відповідальності у встановленому законодавством порядку.
II. Організація роботи управління освіти і науки облдержадміністрації
ІІ.І. Організаційна структура, порядок розподілу і закріплення обов’язків.
Управління освіти і науки облдержадміністрації очолює начальник, якого призначають на посаду та звільняються з посади голова облдержадміністрації за погодженням з Міністерством освіти і науки. Прийом на роботу начальника та заступників начальника управління освіти і науки облдержадміністрації оформляється розпорядженням голови облдержадміністрації.
Прийом на роботу заступників начальника управління освіти і науки облдержадміністрації оформляється розпорядженням голови облдержадміністрації. Призначає на посаду та звільняє з посади управління та його заступників голова облдержадміністрації за погодженням з Міністерством освіти і науки України.
Призначення на посади та звільнення з посад працівників управління освіти і науки обласної державної адміністрації провадиться відповідно до Конституції України, Закону України „Про державну службу” діючого трудового законодавства України.
Працівники управління освіти і науки обласної державної адміністрації приймаються на роботу за трудовими договорами. На посади державних службовців особи призначаються на конкурсній основі, крім випадків, коли законодавством України передбачено інше.
Структура управління освіти і науки облдержадміністрації затверджується заступником голови облдержадміністрації.
Структура управління освіти і науки облдержадміністрації затверджена заступником голови облдержадміністрації.
I. Начальник управління освіти і науки
II. Перший заступник начальника управління
III. Заступник начальника, начальник відділ загальної середньої освіти
IV. Відділ загальної середньої освіти
V. Заступник начальника управління, начальник відділу професійної освіти і науки
VI. Відділ професійної освіти і науки
VII. Відділ соціально-економічного розвитку та контролю
VIII. Головний бухгалтер
IX. Сектор інноваційної діяльності та технологій
X. Сектор з кадрової роботи
Для узгодженого вирішення питань, що належать до компетенції управління, в управлінні утворюється колегія у складі начальника управління (голова колегії), заступників начальника (за посадою), а також інших відповідальних працівників управління, керівників відділів (управлінь) освіти райдержадміністрацій (міськвиконкомів), наукових установ, інституту післядипломної педагогічної освіти та навчальних закладів.
До складу колегії можуть входити керівники інших місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління облдержадміністрації , а також вчені та кваліфіковані спеціалісти.
Склад колегії затверджується головою облдержадміністрації за поданням начальника управління.
Рішення колегії проводяться в життя наказами начальника управління. Виходячи з потреб забезпечення належного функціонування закладів та установ науки і освіти, при управлінні можуть утворюватися підрозділи (творчі лабораторії, видавничі центри, інші підрозділи, які функціонують у тому числі на госпрозрахунковій основі).
Для розгляду наукових рекомендацій та пропозицій щодо визначення реалізації основних напрямів діяльності управління, обговорення найважливіших програм і вирішення інших питань при управлінні можуть утворюватися наукова рада та комісії у складі учених і висококваліфікованих спеціалістів.
Склад ради і комісій та положення про них затверджує голова облдержадміністрації за поданням начальника управління.
Розподіл обов’язків між першим заступником та заступниками начальника, головними спеціалістами відділів управління освіти і науки здійснюється на основі посадових інструкцій, що затверджуються начальником управління, а посадова інструкція начальника управління та його заступників затверджується заступником голови обласної державної адміністрації.
При цьому повинні бути визначені:
III. функції і повноваження, закріплені за посадовою особою;
IV. управління, відділи та інші структурні підрозділи управління освіти і науки, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється посадовою особою.
ІІ.ІІ. ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ В УПРАВЛІННІ ОСВІТИ І НАУКИ
Планування роботи управління освіти і науки є одним з найважливіших чинників організаційного забезпечення виконання його функцій і здійснюється відповідно до плану основних питань роботи управління на поточний рік.
Робота управління освіти і науки облдержадміністрації проводиться за перспективними (річними, піврічними) та оперативними (місячними, тижневими) планами, що затверджуються начальником управління.
Місячні плани управління освіти і науки облдержадміністрації розробляються з урахуванням особистих планів роботи їх працівників.
Плани роботи управління освіти і науки облдержадміністрації повинні передбачати заходи, спрямовані на реалізацію державної політики в сфері освіти і науки, виконання Конституції України, Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, державних і регіональних програм соціально-економічного та культурного розвитку, здійснення інших наданих державою повноважень.
План основних питань роботи управління освіти і науки облдержадміністрації складається до 5 січня кожного року на основі пропозицій відділів та структурних підрозділів управління, які подаються до 1 грудня, що передує плановому року, і погоджуються з заступниками начальника та начальниками відділів управління згідно зі структурним підпорядкуванням. План затверджується наказом начальника управління освіти і науки.
План основних питань роботи включає основні напрями роботи управління освіти і науки облдержадміністрації та складається з таких розділів:
- питання, що розглядатимуться на колегії управління;
- питання, які виноситимуться на розгляд колегії ОДА;
- питання, що пропонується до розгляду на пленарних засіданнях (сесіях) обласної ради;
- заходи щодо організації діяльності управління;
- заходи з удосконалення управлінської діяльності органів державної влади у сфері освіти, поліпшення керівництва навчальними закладами;
- організація навчально-виховного процесу та виробничої діяльності у закладах освіти;
- розвиток мережі навчальних закладів, зміцнення їх навчально-матеріальної бази. Фінансово-господарська діяльність;
- вивчення діяльності закладів і установ освіти, надання їм допомоги;
- робота з педагогічними кадрами.
Всі планові заходи мають визначені дату виконання, місце проведення та відповідальні працівники.
Піврічні плани роботи відділів управління освіти і науки складаються їх начальниками і подаються для узагальнення головному спеціалісту відділу професійної освіти і науки і до 28 числа місяця, що передує плановому періоду, подаються на затвердження начальнику управління.
Коригування планів здійснюється у порядку, встановленому для їх розроблення та затвердження.
Кожний розділ плану роботи підрозділу повинен включати такі відомості:
- зміст заходів
- термін виконання
- виконавці
Відповідальність за виконання плану роботи підрозділів несуть керівники підрозділів.
Працівники реалізують своє право на працю шляхом укладення трудового договору в установленому законом порядку.
Призначення на посади та звільнення з посад працівників управління освіти і науки обласної державної адміністрації провадиться відповідно до Конституції України, Закону України "Про державну службу" діючого трудового законодавства України.
Працівники управління освіти і науки обласної державної адміністрації приймаються на роботу за трудовими договорами. На посади державних службовців особи призначаються на конкурсній основі, крім випадків, коли законодавством України передбачено інше.
Особи, які вперше призначаються на посаду державного службовця, приймають Присягу державного службовця відповідно до статті 17 Закону України "Про державну службу".
Під час укладення трудового договору громадяни зобов'язані подати:
- паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
- трудову книжку, оформлену у встановленому порядку;
- диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку;
- довідку про присвоєння ідентифікаційного коду, а також копії цих документів.
Військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України, інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України, та військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил колишнього СРСР і Збройних Сил держав - учасниць СНД, подають військовий квиток та його копію.
Особи, які претендують на зайняття посад державних службовців, крім перелічених документів зобов'язані також подати такі документи:
- особову картку (форма П-2ДС) з відповідними додатками та 2 фотокартки розміром 4 х 6 сантиметрів;
- декларацію про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан щодо себе та членів своєї сім'ї за попередній рік;
- документи про науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації та їх копії;
- підписане претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із загальними правилами поведінки державного службовця;
- заяву;
- направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів) у разі, якщо таке направлення видавалось;
Під час укладання трудового договору забороняється вимагати від осіб, які влаштовуються на роботу, відомості та документи, подання яких не передбачено чинним законодавством України.
Прийом на роботу начальника та заступників начальника управління освіти і науки облдержадміністрації оформляється розпорядженням голови облдержадміністрації. Призначає на посаду та звільняє з посади начальника управління та його заступників голова облдержадміністрації за погодженням з Міністерством освіти і науки України.
Трудовий договір вважається укладеним і тоді, коли наказ не було видано, але працівника фактично було допущено до роботи.
Особі, запрошеній на роботу в порядку переведення з іншого підприємства, установи, організації не може бути відмовлено в укладенні трудового договору.
Під час укладення трудового договору може бути обумовлене угодою сторін випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Умова про випробування повинна бути застережена в наказі про прийняття на роботу.
Під час прийняття на державну службу може встановлюватися випробування строком до шести місяців.
Під час прийняття на роботу працівника або в разі переведення його в установленому порядку на іншу роботу управління освіти і науки облдержадміністрації зобов'язане:
- роз'яснити працівникові його права й обов'язки та істотні умови праці, наявність на робочому місці, де він працюватиме, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства;
- ознайомити працівника з Правилами внутрішнього трудового розпорядку та посадовою інструкцією під розписку;
- визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;
- проінструктувати працівника щодо техніки безпеки, протипожежної охорони та інших правил з охорони праці.
У управлінні освіти і науки облдержадміністрації створюється резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.
З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб з кадрового резерву або державних службовців, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитися в установленому порядку їх стажування.
Перевагу для зайняття посади державного службовця мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень. Без конкурсного відбору за рішенням начальника управління можуть бути переведені на більш високі посади державні службовці, які зараховані до кадрового резерву чи пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.
Особам, які пропрацювали понад п'ять днів, виписується трудова книжка. Ведення трудових книжок здійснюється згідно з інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженою спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту і Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року N 58.
Трудові книжки працівників зберігаються як документи суворої звітності у секторі з кадрової роботи управління освіти і науки облдержадміністрації. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на завідувача сектору з кадрової роботи.
Припинення трудового договору може мати місце лише на підставах, передбачених чинним законодавством України.
Працівник має право розірвати трудовий договір за своєю ініціативою, попередивши керівника письмово за два тижні. Після закінчення цього строку працівник має право припинити роботу, а адміністрація відповідно до статті 38 КЗпП України не має права затримувати проведення розрахунку та звільнення працівника з роботи, а також зобов'язана в день звільнення видати працівникові трудову книжку та повністю провести з ним розрахунок.
У разі, коли заява працівника про звільнення з роботи за власним бажанням зумовлена неможливістю продовжувати роботу (переїзд на нове місце проживання; переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість; вступ до навчального закладу; неможливість проживання у даній місцевості, підтверджена медичним висновком; вагітність; догляд за дитиною до досягнення нею чотирнадцятирічного віку або дитиною-інвалідом; догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку або інвалідом 1 групи; вихід на пенсію; прийняття на роботу за конкурсом, а також з інших поважних причин), власник або уповноважений ним орган повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник.
Начальник управління освіти і науки при звільненні працівника повинен забезпечити передачу цим працівником всіх службових документів та матеріальних цінностей іншій особі, визначеній керівником.
Розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу допускається у випадках, передбачених чинним законодавством.
Крім загальних підстав розірвання трудового договору, передбачених Кодексом законів про працю України, державна служба припиняється у разі:
1) порушення умов реалізації права на державну службу;
2) недотримання пов'язаних із проходженням державної служби вимог, передбачених статтею 16 Закону України "Про державну службу"
3) досягнення державним службовцем граничного віку проходження державної служби;
4) відставки державних службовців, які займають посади першої або другої категорії;
5) виявлення або виникнення обставин, що перешкоджають перебуванню державного службовця на державній службі;
6) відмови державного службовця від прийняття або порушення Присяги, передбаченої статтею 17 Закону України "Про державну службу"
7) неподання або подання державним службовцем неправдивих відомостей щодо його доходів, передбачених статтею 13 цього Закону України "Про державну службу".
Зміна начальника управління освіти і науки облдержадміністрації не може бути підставою для припинення державним службовцем державної служби на займаній посаді з ініціативи новопризначеного начальника.
Припинення трудового договору оформлюється наказом по управлінні освіти і науки обласної державної адміністрації.
В день звільнення управління зобов'язане видати працівнику його трудову книжку з внесеним до неї записом про звільнення і провести з ним повний розрахунок. Записи про причини звільнення у трудову книжку повинні вноситись у повній відповідності з наказом та законодавством з посиланням на відповідну статтю (пункт) закону. Днем звільнення вважається останній день роботи.
Невиконання службових обов'язків, що призвело до людських жертв або заподіяло значної матеріальної шкоди громадянинові, державі, підприємству, установі, організації чи об'єднанню громадян, є підставою для відсторонення державного службовця від виконання повноважень за посадою із збереженням заробітної плати. Рішення про відсторонення державного службовця від виконання повноважень за посадою приймається керівником та оформлюється наказом.
Тривалість відсторонення від виконання повноважень за посадою не повинна перевищувати часу службового розслідування. Службове розслідування проводиться відповідно до Порядку проведення службового розслідування стосовно державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13 червня 2000 р. N 950.
Якщо правомірність рішення про відсторонення державного службовця від виконання повноважень за посадою не підтверджується результатами службового розслідування, таке наказ скасовується.
На кожного працівника, прийнятого на роботу управління освіти і науки облдержадміністрації, оформляється особова справа.
Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається завідувача сектором з кадрової роботи.
ІV. Складання та оформлення службових документів
ІV.І. Складання документів
Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів АЗ (297х420 мм), А4 (210х297мм) та А5 (148х210 мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згiдно з вимогами державних стандартiв та iнструкцiї з діловодства, затвердженої постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17.10.97 №1153 з обов'язковим додержанням таких правил:
- встановлюється два види бланкiв: бланк для листiв i загальний бланк для iнших видiв органiзацiйно-розпорядчих документiв (додатки 6, 7 i 8). Виготовлення бланкiв конкретних видiв документiв допускається, якщо їх кiлькiсть на рiк перевищує 200 одиниць;
- бланки кожного виду повиннi виготовлятися на основi кутового або поздовжнього розмiщення реквiзитiв. Реквізити заголовка розмiщуються центрованим (початок i кiнець кожного рядка реквiзиту однаково вiддаленi вiд меж площi) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається вiд лiвої межi площi) способом;
- бланки повиннi виготовлятися друкарським способом на бiлому паперi або паперi свiтлих тонiв фарбами яскравого кольору;
- бланки документiв повиннi мати такi поля: лiве — 20 мiлiметрiв, для рiшень та розпоряджень — 35 мм; верхнє i нижнє — 20 мiлiметрiв; праве — не менш як 8 мiлiметрiв.
Бланки, на яких друкуються листи, які підписуються керівництвом установи, та розпорядження (накази) повинні бути пронумеровані і обліковуватися.
Деякi внутрiшнi документи (заяви працiвникiв, окремi службовi довiдки тощо) та документи, створюванi вiд iменi кiлькох або бiльше органiзацiй, оформляються не на бланках.
З метою прискорення виконання документiв та правильного формування справ у дiловодствi кожний документ повинен мiстити одне питання.
Винятком є складання протоколiв, наказiв, планiв, звiтiв та узагальнюючих документiв.
Текст документа повинен мiстити певну аргументовану iнформацiю, викладену стисло, грамотно, зрозумiло та об'єктивно, без повторень та вживання слiв i зворотiв, якi не несуть змiстового навантаження.
Змiст документа має бути пов'язаний iз змiстом ранiше виданих з цього питання документiв.
Текст документа оформляється у виглядi суцiльного складного тексту, анкети, таблицi або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа мiстить граматично i логiчно узгоджену iнформацiю про управлiнськi дiї та використовується пiд час складання правил, положень, листiв, розпорядчих документiв.
Як правило, тексти розпорядчих документiв i листiв складаються з двох частин. У першiй зазначається пiдстава або обгрунтування для складання документа, в другiй — висновки, пропозицiї, рiшення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може мiстити лише одну резолютивну частину, наприклад: розпорядження, наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист — прохання без пояснення.
Форма анкети використовується у разi викладення цифрової або словесної iнформацiї про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетнi тексти використовуються в органiзацiйно-розпорядчих документах, документах з матерiально-технiчного постачання i збуту, фiнансових документах тощо.
Форма таблицi використовується у разi викладення цифрової або словесної iнформацiї про кiлька об'єктiв за рядом ознак. Табличнi тексти використовуються в планових, звiтно-статистичних, фiнансових, бухгалтерських, органiзацiйно-розпорядчих та iнших документах.
У таблицях i анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разi потреби кодуються.
Вiдповiдальнiсть за змiст, рівень підготовки та належне оформлення документiв покладається:
- таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням керівника органу виконавчої влади на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;
- інших службових документів - на керівників структурних підрозділів установи.
Вiдповiдальнiсть за змiст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що вiзується кiлькома особами, несуть однаковою мiрою цi посадові особи.
ІV.ІІ. Оформлення документiв
Службовий документ, що складається в установi, повинен мати обов'язковi реквiзити i стабiльний порядок їх розмiщення (додатки 9, 10): найменування установи — автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, iндекс, заголовок до тексту, текст, пiдпис, вiзи, позначка про виконання документа i направлення його до справи.
Пiд час пiдготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквiзитiв може бути доповнений iншими реквiзитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.
Нормативно-правовi акти, якi вiдповiдно до Указу Президента України вiд 3 жовтня 1992р. №493 "Про державну реєстрацiю нормативних актiв мiнiстерств та iнших органiв державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повиннi мати у верхньому правому кутку пiсля номера акта чи грифа затвердження вiльне мiсце (6х10) для запису про державну реєстрацію.
Найменування установи повинно вiдповiдати найменуванню, зазначеному у положеннi про неї. Скорочене найменування вживається тiльки у разi, коли воно офiцiйно зафiксовано у положеннi про установу. На бланку скорочене найменування розмiщується слiдом за повним.
Назва виду документа (наказ, розпорядження, рiшення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом i повинна вiдповiдати компетенцiї установи, змiсту управлiнської дiяльностi.
Заголовок до тексту документа повинен мiстити короткий виклад змiсту документа. Вiн має бути максимально коротким i ємним, точно передавати змiст тексту.
Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою вiддiєслiвного iменника i вiдповiдати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засiдання експертної комiсiї.
Якщо у документi йдеться про кiлька питань, заголовок може бути узагальненим.
У разi складання документа на основi унiфiкованої форми постiйна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змiнною iнформацiєю, яка конкретизує його змiст.
Текст документа, надрукований на паперi формату А5, дозволяється подавати без заголовка.
Заголовки не складаються до текстiв телефонограм, телеграм та повiдомлень.
ІV.ІІІ. Датування документiв
Всi службовi документи пiдлягають датуванню.
Датою документа є дата його пiдписання; для документа, що приймається колегiальним органом, — дата його прийняття; для документа, що затверджується, — дата затвердження.
Дата пiдписання i затвердження документа, а також тi, що є в текстi, повиннi оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послiдовностi: число, мiсяць, рiк. Наприклад: 13 сiчня 2004 року слiд писати: 13.01.04.
Якщо порядковий номер мiсяця або числа складається з однiєї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квiтня 2004 року слiд писати: 03.04.04. У текстах нормативно-правових актiв i документiв, що мiстять вiдомостi фiнансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосiб оформлення дат: 30 травня 2004 року.
Дата на документi проставляється особою, яка його пiдписує або затверджує, в момент пiдписання або затвердження.
Обов'язковому датуванню i пiдписанню пiдлягають усi службовi вiдмiтки на документах, пов'язанi з їх проходженням та виконанням (резолюцiї, погодження, вiзи, вiдмiтки про виконання документа i направлення його до справи).
Дата пiдписання проставляється в лiвiй верхнiй частинi документа разом з iндексом на спецiально вiдведеному для цього мiсцi на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче пiдпису лiворуч. Дата затвердження документа зазначається у вiдповiднiй графi.
ІV.ІV. Індексацiя документiв
Індексацiя документiв полягає у присвоєннi їм умовних позначень — iндексiв, якi надаються документам пiд час реєстрацiї i вказують на мiсце складання, виконання та зберiгання документiв.
Індекси вхiдних i створюваних установою документiв складаються з порядкових номерiв у межах групи документiв, що реєструються, якi вiдповiдно до завдань пошуку можуть доповнюватись iндексами за номенклатурою справ, питань дiяльностi, кореспондентiв, виконавцiв тощо.
Складовi частини iндексу розмiщуються у такому порядку: порядковий реєстрацiйний номер у межах групи документiв, що реєструються, iндекси за номенклатурою справ, питань дiяльностi, кореспондентiв, виконавцiв тощо.
Складовi частини iндексу вiдокремлюються одна вiд одної косою рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.
Індекс спiльного нормативно-правового акта повинен складатися з iндексiв установ, що видали його, якi проставляються через дрiб.
ІV. V. Погодження документiв
У разi потреби в оцiнцi доцiльностi документа, його обгрунтованостi та встановленнi вiдповiдностi законодавству здiйснюється погодження проекту документа.
Погодження може здiйснюватися як в установi (iз структурними пiдроздiлами, посадовими особами, якi вiдповiдно до їх компетенцiї займаються питаннями, порушеними в проектi документа), внутрiшнє погодження, так i за її межами — зовнiшнє погодження.
Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше, ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником установи невідкладно.
Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше, ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.
Внутрiшнє погодження оформляється вiзуванням проекту документа посадовою особою. Вiза включає: особистий пiдпис, iнiцiали i прiзвище особи, яка вiзує документ, та дату вiзування. У разi потреби зазначається найменування посади цiєї особи, наприклад:
Начальник юридичного вiддiлу
(Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище)
Дата.
Вiза проставляється як на лицьовому, так i на зворотному боцi останнього аркуша проекту документа, якщо мiсця для цього на лицьовому боцi останнього аркуша документа не вистачає.
Вiзи проставляються на примiрниках документiв, що залишаються в установi.
Зауваження i пропозицiї до проекту документа викладаються на окремому аркушi, про що на проектi робиться вiдповiдна вiдмiтка за такою формою:
Начальник юридичного вiддiлу
(Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище)
Зауваження i пропозицiї додаються.
Дата.
Зауваження обов'язково доповiдаються особi, яка пiдписує документ.
Проекти нормативно-правових актiв установи перевiряються працiвниками юридичної служби установи на вiдповiднiсть їх законодавству i вiзуються ними на першому примiрнику на зворотному боцi останнього аркуша проекту акта.
Зовнiшнє погодження проектiв документiв оформляється вiдповiдним грифом. Гриф погодження ставиться нижче пiдпису на лицьовому боцi останнього аркуша проекту документа i включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий пiдпис, iнiцiали, прiзвище та дату погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Заступник Мiнiстра освіти і науки України
(Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище)
Дата.
Якщо зовнiшнє погодження проекту документа здiйснюється з колегiальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засiдання Вищої атестацiйної комiсiї України
Дата, №.
У разi, коли змiст документа стосується бiльше нiж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться вiдмiтка у самому документi на мiсцi грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади Найменування посади
(Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище) (Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище)
Дата Дата.
ІV. VІ. Засвiдчення документiв
Засвiдчення документiв здiйснюється шляхом їх пiдписання, затвердження та проставлення печатки.
Документи пiдписуються посадовими особами установи вiдповiдно до їх компетенцiї, встановленої чинними нормативно-правовими актами.
В установах, що дiють на основi єдиноначальностi, документи пiдписуються лише керiвником установи або його заступником, вiдповiдно до їх повноважень.
Документи, що надсилаються органiзацiям галузi, пiдписуються керiвником, його заступником, а також керiвниками структурних пiдроздiлiв установи вiдповiдно до їх компетенцiї.
Пiдпис складається з найменування посади особи, яка пiдписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене — на документi, надрукованому на бланку), особистого пiдпису, iнiцiалiв i прiзвища. Наприклад:
|
Начальник управління освіти і науки облдержадміністрації
|
(Підпис) |
(Ініціали, прізвище) |
|
|
|
|
У разi надсилання документа одночасно кiльком установам вищого рiвня керiвник пiдписує всi примiрники.
У разi надсилання документа одночасно кiльком органiзацiям, що належать до сфери управлiння установи, пiдписується тiльки оригiнал, який залишається у справi установи-автора, а на мiсця розсилаються засвiдченi канцелярiєю примiрники.
Документи пiдписуються, як правило, однiєю особою, а у разi, коли за змiст документа несуть вiдповiдальнiсть кiлька осiб (акти, фiнансовi документи тощо), двома або бiльше особами. При цьому їх пiдписи розмiщуються один пiд iншим у послiдовностi вiдповiдно до посади. Наприклад:
Директор iнституту (Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище)
Головний бухгалтер (Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище).
У разi пiдписання документа кiлькома особами однакових посад їх пiдписи розмiщуються на одному рiвнi, наприклад:
|
Заступник Мiнiстра |
Заступник Мiнiстра юстицiї України |
|
|
|
|
(Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище) |
(Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище) |
Документи колегiальних органiв пiдписуються головуючим на засiданнi колегiального органу i секретарем, наприклад:
|
Голова комiсiї |
(Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище) |
|
|
|
|
Секретар комiсiї |
(Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище) |
Якщо посадова особа, пiдпис якої зазначений на проектi документа, вiдсутня, то документ пiдписує особа, яка виконує її обов'язки або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка пiдписала документ, i її прiзвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").
Не допускається пiдписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
Особливим способом засвiдчення документа пiсля його пiдписання є затвердження. Документ затверджується вiдповiдними органами або посадовими особами, до компетенцiї яких належить вирiшення питань, викладених у цих документах (додаток 12).
Затвердження документа здiйснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правовi акти (положення, iнструкцiї, правила тощо) повиннi затверджуватися вiдповiдним розпорядчим документом установи, що видала акт.
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементiв: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, пiдпис, iнiцiали i прiзвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:
|
|
ЗАТВЕРДЖУЮ Мiнiстр освіти і науки України (Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище) Дата |
Пiд час затвердження документа розпорядчим актом на документi зазначається гриф за такою формою:
|
|
ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ освіти і науки України 20.04.04 №15 |
Гриф затвердження розмiщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
На документах, що засвiдчують права громадян i юридичних осiб, фiксують факт витрати грошових коштiв i матерiальних цiнностей, пiдпис вiдповiдальної особи повинен завiрятися гербовою печаткою.
Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвiдченнях, дорученнях.
Перелiк iнших документiв, якi необхiдно скрiплювати гербовою печаткою, визначається установою на пiдставi чинних нормативно-правових актiв.
Печатка, яка вiдтворює найменування вiдповiдної установи або її структурного пiдроздiлу (негербова), ставиться на копiях документiв, що надсилаються в iншi установи, та на розмножених примiрниках розпорядчих документiв у разi розсилання.
Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останнi кiлька лiтер найменування посади особи, яка пiдписала документ.
ІV. VІІ. Адресування документiв
Документи адресуються установi, її структурним пiдроздiлам або конкретнiй посадовiй особi. У разi адресування документа установi або її структурному пiдроздiлу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному вiдмiнку, наприклад:
|
|
Мiнiстерство юстицiї України
|
|
|
Мiнiстерство освіти і науки України
|
|
|
Головне лiкувальне управлiння |
Якщо документ надсилається посадовiй особi, найменування установи зазначається у називному вiдмiнку, а посада i прiзвище адресата — у давальному, наприклад:
|
|
Мiнiстерство промислової полiтики України |
|
|
|
|
|
Управлiння справами |
|
|
|
|
|
Головному спецiалiсту (Прiзвище, iнiцiали)
|
У разi адресування документа керiвнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:
|
|
Голові Державного комітету архівів України (Прiзвище, iнiцiали) |
У разi потреби в реквiзитi "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступiнь.
Якщо документ адресується багатьом однорiдним органiзацiям, адресата необхiдно зазначати узагальнено, наприклад:
|
|
Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам пiдприємств i керiвникам організацій
|
Документ не повинен мати бiльше чотирьох адресатiв. Слово "копiя" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатiв не ставиться. У разi надсилання документа бiльш як чотирьом адресатам складається список на розсилку i на кожному документi зазначається тiльки один адресат.
До реквiзиту "Адресат" може входити адреса. Порядок i форма запису вiдомостей про адресу установи повиннi вiдповiдати правилам користування поштовим зв'язком.
Повна адреса зазначається у разi надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
|
|
Редакцiя журналу "Архiви України" МСП, Київ-110, вул.Солом'янська, 24 01110 |
У разi надсилання документа громадянину спочатку зазначається прiзвище та iнiцiали одержувача у давальному відмінку, а потiм поштова адреса, наприклад:
|
|
Бойчуку О.М. вул.Незалежності,10 м.Коломия 78200 |
У разi надсилання документа органам законодавчої i виконавчої влади та постiйним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти iз завчасно надрукованими адресами.
ІV. VІІІ. Резолюція
Резолюцiя — це напис на документi, зроблений керiвником установи, що мiстить вказiвки щодо виконання документа.
Резолюцiя складається з таких елементiв: прiзвище виконавця (виконавцiв), змiст доручення, термiн виконання, особистий пiдпис керiвника, дата. У разi, коли доручення дано кiльком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученнi першою, якщо в документi не обумовлено iнше. Для виконання доручення їй надається право скликати iнших виконавцiв i координувати їх роботу.
На документах з термiнами виконання, якi не потребують додаткових вказiвок, у резолюцiї зазначається виконавець, пiдпис автора резолюцiї, дата.
- про надходження (реєстрацiю) документа — на нижньому правому полi першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, iндекс документа). Наприклад: 12.05.04 №25/01-15/23;
- про взяття документа на контроль — на лiвому полi першого аркуша документа (на рiвнi заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або лiтера "К";
- про виконання документа i направлення його до справи — на нижньому лiвому полi першого аркуша документа (коротка довiдка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" i номер справи, в якiй документ буде зберiгатися, дата направлення документа до справи, найменування i пiдпис виконавця), наприклад:
До справи №06/24
Питання вирiшено позитивно
у телефоннiй розмовi 05.03.04
(Посада, iнiцiали, прiзвище)
Вiдмiтка "До справи" свiдчить про те, що робота над документом закiнчена;
- про перенесення даних на електронний (машинний) носiй — на нижньому правому полi першого аркуша документа слова "Перенесено на електронний (машинний) носiй", дата перенесення, номер масиву, пiдпис особи, вiдповiдальної за перенесення даних.
Кожний документ повинен мати вiдмiтку про безпосереднього виконавця, що складається з його прiзвища i номера службового телефону, якi зазначаються на лицьовому або зворотному боцi останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко 277 12 64
ІV.ІХ. Оформлення копiй документiв
Копiя документа виготовляється i видається тiльки з дозволу керiвника установи або керiвника вiдповiдного структурного пiдроздiлу. Установа може засвiдчувати копiї лише тих документiв, що створюються в нiй (це правило не поширюється на архiвнi установи, державнi нотарiальнi контори i приватних нотарiусiв).
Пiд час вирiшення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвiдчення їх трудових, житлових та iнших прав, а також пiд час формування особових справ працiвникiв установа може виготовляти копiї документiв, виданих iншими установами (копiї дипломiв, свiдоцтв про одержання освiти тощо).
Копiя документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної полiграфiї. Пiд час виготовлення копiї рукописним i машинописним способами текст документа вiдтворюється повнiстю, включаючи елементи бланка, i засвiдчується пiдписом посадової особи, яка пiдтверджує вiдповiднiсть копiї оригiналу.
Вiдмiтка "Копiя" зазначається у верхнiй правiй частинi лицьового боку першого аркуша документа.
Напис про засвiдчення документа складається зі слова "Згiдно", найменування посади, особистого пiдпису особи, яка засвiдчує копiю, її iнiцiалiв та прiзвища, дати засвiдчення копiї i проставляється нижче реквiзиту "Пiдпис", наприклад:
Згiдно
Інспектор вiддiлу кадрiв (Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище)
Дата
На копiях вихiдних документiв, що залишаються у справах, текст бланкiв не вiдтворюється, зазначається лише дата пiдписання документа та його реєстрацiйний iндекс, посада особи, яка засвiдчила копiю, її пiдпис та дата засвiдчення, наприклад:
Дата, iндекс
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Начальник вiддiлу (Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище)
Згiдно
Інспектор вiддiлу кадрiв (Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище)
Дата
На копiях вихiдних документiв мають бути вiзи посадових осiб, з якими вони погодженi, та вiзи виконавцiв; напис про засвiдчення документа, завiрений печаткою з найменуванням вiдповiдної установи (негербовою) або її структурного пiдроздiлу загального вiддiлу (канцелярiї). Копiя документа повинна мати всi виправлення, зробленi в оригiналi.
ІV.Х. Оформлення додаткiв до документiв
Додатки доповнюють, пояснюють окремi питання документа або документ в цiлому. Про наявнiсть додаткiв зазначається у текстi або пiсля тексту документа перед пiдписом. Назва додатка у текстi документа повинна вiдповiдати назвi самого додатка.
Додатки до документiв можуть бути трьох видiв:
1) додатки, що затверджуються або вводяться в дiю розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документiв);
2) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
3) додатки, що є самостiйними документами i надсилаються iз супровiдним листом.
Додатки повиннi оформлятися на стандартних аркушах i мати всi необхiднi для конкретного виду документа реквiзити.
Додатки до розпорядчого документа повиннi мати вiдмiтку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату i номер. Вiдмiтка робиться на верхньому правому полi першого аркуша додатка, наприклад:
|
|
Додаток до наказу Мiнiстерства освiти України 20.04.04 №15 |
У разi наявностi кiлькох додаткiв на них зазначаються порядковi номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документiв повиннi пiдписуватись керiвниками структурних пiдроздiлiв установи на лицьовiй сторонi останнього аркуша додатка.
Вiдомостi про наявнiсть додаткiв до планiв, звiтiв, протоколiв, повiдомлень, листiв тощо оформляються у такому порядку:
1) якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у текстi, то вiдмiтка про наявнiсть додаткiв оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;
2) якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у текстi, то їх необхiдно перелiчити пiсля тексту iз зазначенням кiлькостi аркушiв у кожному додатку та кiлькостi їх примiрникiв, наприклад:
Додатки: 1. Довiдка про виконання плану розвантажувальних робiт
на II квартал 2004р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графiк розвантажувальних робiт на III квартал 2004р.
на 2 арк. в 1 прим.;
3) якщо до документа додається iнший документ, що має додатки, то вiдмiтка про наявнiсть додатка оформляється таким чином:
Додаток: Висновок санiтарно-епiдемiологiчної комiсiї 25.01.04 №4 i
додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;
4) якщо додатки зброшурованi (книги, журнали), кiлькiсть аркушiв не зазначається;
при великiй кiлькостi додаткiв на них складається опис, а в самому документi пiсля тексту зазначається:
Додаток: вiдповiдно до опису на __________ арк.;
5) якщо додаток надсилається не за всiма зазначеними у документi адресами, вiдмiтку про наявнiсть документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
ІV.ХІ. Вимоги до документiв, що виготовляються машинописними засобами
У машинописному бюро друкуються тiльки службовi документи. Рукописи, що здаються до машинописного бюро, повиннi бути розбiрливо написанi чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивiренi та завiзованi виконавцем i керiвником структурного пiдроздiлу.
Рукописи, написанi нечiтко, кольоровим чорнилом, пастою або олiвцем, до друку не приймаються.
На рукописi виконавець зазначає, скiльки примiрникiв необхiдно друкувати, на якому форматi, дату здачi матерiалiв до машинописного бюро.
Текст документiв, надрукованих на паперi форматом А4, друкують через пiвтора мiжрядкованих iнтервали, а форматом А5 — через один мiжрядковий iнтервал.
Тексти документiв, що готуються до видання, друкуються через два мiжрядкових iнтервали.
Реквiзити (крiм тексту), якi складаються з кiлькох рядкiв, друкуються через один мiжрядковий iнтервал. Складовi частини реквiзитiв "Адресат", "Гриф затвердження", "Вiдмiтка про наявнiсть додатка", "Гриф погодження" вiдокремлюються один вiд одного 1,5 — 2 мiжрядковими iнтервалами, наприклад:
|
|
ПОГОДЖЕНО 1,5 Заступник Мiнiстра юстицiї України 2 (Пiдпис) (Інiцiали, прiзвище) 1,5 Дата |
Реквiзити документа вiдокремлюються один вiд одного 2 — 3 мiжрядковими iнтервалами.
Назву виду документа друкують великими лiтерами.
Розшифровку пiдпису в реквiзитi "Пiдпис" друкують на рiвнi останнього рядка найменування посади без пропуску мiж iнiцiалами i прiзвищем.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквiзитiв — 28 знакiв.
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знакiв (5 рядкiв), його дозволяється продовжувати до межi правого поля. Крапка в кiнцi заголовка не ставиться.
Пiд час друкування документiв використовують вiсiм стандартних положень табулятора:
0 вiд межi лiвого поля — для реквiзитiв "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзацiв), "Вiдмiтка про наявнiсть додатка", "Прiзвище виконавця i номер його телефону", "Вiдмiтка про виконання документа i направлення його до справи", найменування посади у реквiзитах "Пiдпис" та "Гриф погодження", засвiдчувального напису "Згiдно", а також слiв "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";
1 пiсля 5 друкарських знакiв — для початку абзацiв у текстi;
2 пiсля 16 друкарських знакiв — для складання таблиць i трафаретних текстiв;
3 пiсля 24 друкарських знакiв — для складання таблиць i трафаретних текстiв;
4 пiсля 32 друкарських знакiв — для реквiзиту "Адресат";
5 пiсля 40 друкарських знакiв — для реквiзитiв "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
6 пiсля 48 друкарських знакiв — для розшифровки пiдпису в реквiзитi "Пiдпис";
7 пiсля 56 друкарських знакiв — для складання таблиць i трафаретних текстiв, а також для кодiв за Українським класифiкатором пiдприємств i органiзацiй (УКПО) i Українським класифiкатором управлiнської документацiї (УКУД).
У разi наявностi кiлькох грифiв затвердження i погодження їх розмiщують на одному рiвнi вертикальними рядками, починаючи вiд положень табулятора 0 i 5.
Якщо у текстi документа йдеться про додатки або видiлене в самостiйний абзац посилання на документ, що став пiдставою для його видання, слова "Додаток" i "Пiдстава" друкуються вiд положення табулятора 0, а текст до них — через один мiжрядковий iнтервал.
Пiд час оформлення документiв на кiлькох i бiльше сторiнках — друга та наступнi сторiнки повиннi бути пронумерованi.
Номери сторiнок повиннi проставлятись посерединi верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторiнка" та роздiлових знакiв.
Друкований текст перевiряє виконавець. Якщо будуть виявленi друкарськi помилки, пропуски тощо, виконавець повертає машинописному бюро надрукованi аркушi з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тiльки на комп'ютері або друкарській машинцi, без помарок.
ІV.ХІІ. Розмноження документiв
Порядок розмноження документiв засобами розмножувальної технiки визначається керiвником установи, а необхiднiсть розмноження окремих документiв — керiвниками відділв та структурних пiдроздiлiв установи.
Розмноження невеликих за обсягом документiв може здiйснюватись безпосередньо секретарем за допомогою засобiв оргтехнiки, iснуючих на його робочому мiсцi.
Розмноження великих за обсягом документiв повинно здiйснюватися спецiалiзованим пiдроздiлом (розмножувальним цехом) за такими правилами:
§ для виконання розмножувальних робiт виконавець заповнює замовлення, яке пiдписує керівник відділу або структурного пiдроздiлу установи;
§ документи на розмноження передаються у розмножувальний цех разом iз замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачi, встановлюється термiн виконання замовлення;
§ замовлення реєструється у спецiальному журналi облiку роботи розмножувального цеху. Пiд час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленнi iз зазначенням дати одержання;
Копії завіряються печаткою вiдповiдної установи, на них проставляється адресат, після чого вони передаються в канцелярію разом із списком організацій, яким вони надсилаються. Після розсилання копій список організацій, завірений діловодом, повертається у вiдповiдний структурний пiдроздiл.
Оригінали наказiв разом з матеріалами, на підставі яких вони виданi, зберігаються до кінця наступного року, після чого відповідно оформляються і здаються у відомчий архів.
Зняття копій з наказiв проводиться з дозволу керівництва вiдповiдної установи.
ІV.ХІІІ. Оформлення документiв про вiдрядження
Службовi вiдрядження працiвникiв здiйснюються вiдповiдно до плану роботи установи з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на вiдрядження.
Якщо виникає потреба у вiдрядженнi працiвника поза планом, керiвник структурного пiдроздiлу в доповiднiй записцi (заявi) на iм'я керiвника установи або його заступника зазначає, куди, на який строк, з якою метою необхiдно вiдрядити працiвника.
Доповiдна записка (заява) разом з проектом наказу та посвiдченням про вiдрядження передається керiвниковi установи, як правило, не пiзнiше, як за три доби до початку вiдрядження.
Для реєстрацiї посвiдчень про вiдрядження ведеться спецiальний журнал.
Пiсля повернення з вiдрядження працiвник у триденний строк доповiдає керiвниковi структурного пiдроздiлу про виконання завдання i подає авансовий звiт за встановленою формою.
Керiвник структурного пiдроздiлу пiдтверджує виконання завдання i вiзує авансовий звiт, який здається до бухгалтерiї установи.
Нормальна тривалість робочого часу працівників управління освіти і науки обласної державної адміністрації не може перевищувати 40 годин на тиждень. Установлюється п'ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями - суботою та неділею.
Робочий час працівників управління освіти і науки обласної державної адміністрації починається щоденно о 8:00 годині та закінчується щодня, крім п'ятниці, о 17:15; в п'ятницю робочий час закінчується о 16:00 годині.
Напередодні святкових та неробочих днів, що визначені статтею 73 КЗпП України, тривалість роботи працівників скорочується на одну годину.
Працівникам надається щодня перерва для відпочинку та харчування з 12:00 до 13:00. Перерва не включається в робочий час.
Працівники використовують час перерви на свій розсуд, на цей час вони можуть відлучатись з місця роботи.
Залишення працівником робочого місця без дозволу безпосереднього керівника не допускається.
Працівникам при необхідності надається право змістити початок робочого дня за рахунок обідньої перерви, або ж продовження закінчення робочого часу. Дозвіл надається зі згоди безпосереднього керівника та оформлюється наказом по апарату облдержадміністрації.
Надурочна робота та робота у вихідні та святкові дні, як правило, не допускається. Залучення працівників до надурочної роботи, роботи у вихідні, святкові та неробочі дні провадиться у випадках та за умов, передбачених чинним законодавством України
Робота у святкові, неробочі та вихідні дні компенсується у порядку, встановленому чинним законодавством України.
Для виконання невідкладної і непередбаченої роботи державні службовці зобов'язані за розпорядженням керівника з'являтися на службу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується відповідно до чинного трудового законодавства України.
Працівникам управління освіти і науки обласної державної адміністрації надаються щорічні (основна та додаткові) відпустки із збереженням на їх період місця роботи та посади і заробітної плати.
Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менше 24 календарних днів.
Працівникам - державним службовцям надається щорічна основна відпустка тривалістю 30 календарних днів з виплатою допомоги на оздоровлення у розмірі середньомісячного заробітку. В разі наявності стажу державної служби понад 10 років державному службовцю надається щорічна додаткова оплачувана відпустка за вислугу років на державній службі тривалістю до 15 календарних днів у порядку, встановленому законодавством України.
Працівникам надаються також інші щорічні додаткові відпустки відповідно до чинного законодавства України.
Черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується начальником з погодженням з головою профспілкового комітету працівників управління освіти і науки на кожний календарний рік не пізніше 5 січня.
Графік складається з урахуванням необхідності забезпечення нормальної діяльності управління та особистих інтересів працівників та можливості їх відпочинку.
Графік доводиться до відома всіх працівників управління освіти і науки.
Надання відпусток начальнику управління освіти і науки облдержадміністрації оформляється розпорядженням голови облдержадміністрації, заступникам начальника та працівникам управління – наказом по управлінню.
Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд.
За рішенням начальника управління державні службовці можуть бути відкликані з відпустки. Частина невикористаної відпустки, яка залишилася, надається державному службовцю в будь-який інший час відповідного року чи приєднується до відпустки у наступному році.
У разі відкликання працівника зі щорічної відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки.
Працівникам, які навчаються у вищих навчальних закладах, навчальних закладах післядипломної освіти та аспірантурі, надаються додаткові оплачувані відпустки у зв'язку з навчанням.
Начальник та заступники начальника управління освіти і науки облдержадміністрації проводять відповідно до плану роботи управління наради з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до його повноважень.
План проведення наради затверджується відповідною посадовою особою.
Організація проведення нарад у начальника управління та його заступників покладається на начальників відділів та секретаря нарад, яким за посадою є головний спеціаліст відділу професійної освіти і науки управління освіти і науки облдержадміністрації.
Порядок денний, аналітичні довідки про стан справ та обґрунтування причин внесення питань на розгляд надсилаються учасникам наради завчасно, а з додаткових (позапланових) питань - вручаються учасникам у день проведення наради.
Рішення, прийняті на нарадах, оформлюються протоколами не пізніше ніж у триденний термін.
Протокол наради підписується головуючим.
За результатами розгляду питань на нарадах можуть видаватися накази начальника управління освіти і науки облдержадміністрації
Контроль за виконанням рішень, прийнятих на нарадах у начальника управління та його заступників, здійснюється .
VІІ. Порядок проведення публічного
обговорення проектів наказів
Проект наказу, який зачіпає інтереси населення відповідної адміністративно-територіальної одиниці, має важливе соціально-економічне значення для її розвитку, може бути винесений на публічне обговорення на будь-якому етапі його підготовки шляхом опублікування проекту розпорядження у друкованих засобах масової інформації або доведення до відома населення іншими засобами.
Рішення про проведення публічного обговорення проекту наказу приймає начальник управління освіти і науки на підставі звернення головного розробника або за власною ініціативою.
Звернення повинно містити пропозицію про проведення публічного обговорення проекту наказу, обґрунтування необхідності та джерела фінансування його проведення, стислий зміст, мету та очікувані наслідки прийняття цього проекту.
Звернення підписується головним розробником та візується заінтересованими відділами або структурними підрозділами, органами та організаціями.
До звернення додаються проект наказу, завізований головним розробником, та план проведення публічного обговорення.
У плані проведення публічного обговорення має бути зазначено:
§ з якими верствами та групами населення необхідно провести обговорення;
§ яких результатів необхідно досягти;
§ заходи щодо проведення публічного обговорення;
§ термін проведення обговорення.
Проект наказу, яке є регуляторним актом, оприлюднюється згідно із статтями 9 і 20 Закону України „Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”
Організація проведення публічного обговорення покладається на головного розробника.
Пропозиції та зауваження, що надійшли у процесі публічного обговорення проекту наказу, розглядаються головним розробником, узагальнюються та враховуються під час доопрацювання проекту.